Umowa najmu.

Wynajem mieszkania wydaje się na pierwszy rzut oka prostą czynnością. Właściciel lokalu znajduje najemcę, strony ustalają wysokość czynszu, termin płatności, kaucję i podpisują umowę. W praktyce jednak to właśnie treść umowy najmu decyduje o tym, czy interes wynajmującego będzie realnie zabezpieczony, czy też w razie problemów z najemcą właściciel lokalu będzie musiał mierzyć się z długotrwałym postępowaniem sądowym, trudnościami eksmisyjnymi i ryzykiem nieodzyskania należności.

Z doświadczenia kancelarii wynika, że gotowe wzory umów najmu dostępne w Internecie bardzo często nie zapewniają wynajmującym należytej ochrony. Są one zazwyczaj ogólne, schematyczne i niedostosowane do konkretnej sytuacji. Nie uwzględniają indywidualnych ustaleń stron, specyfiki lokalu, sposobu rozliczania mediów, zasad korzystania z wyposażenia, odpowiedzialności za naprawy czy szczególnych potrzeb właściciela. W konsekwencji umowa w sytuacji sporu może okazać się niewystarczająca.

Dlatego przed oddaniem mieszkania w najem warto dobrze przemyśleć nie tylko wysokość czynszu i kaucji, ale przede wszystkim wybór odpowiedniego rodzaju umowy oraz szczegółowe uregulowanie praw i obowiązków stron.

Pierwszą kwestią, którą należy zweryfikować przed zawarciem umowy najmu jest stan prawny lokalu. Jeżeli mieszkanie stanowi współwłasność, a więc wynajmujący nie jest jego jedynym właścicielem, zawarcie umowy najmu co do zasady wymaga zgody pozostałych współwłaścicieli. Zgoda ta może zostać wyrażona na dwa sposoby. Po pierwsze, pozostali współwłaściciele mogą udzielić odrębnej zgody, która zostanie dołączona do umowy najmu. Po drugie, umowa może zostać zawarta bezpośrednio przez wszystkich współwłaścicieli wówczas po stronie wynajmującego występują oni łącznie jako strony umowy.

Brak wymaganej zgody może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym do kwestionowania ważności zawartej umowy. Z tego względu przed podpisaniem dokumentu warto sprawdzić księgę wieczystą lokalu i ustalić, kto formalnie jest właścicielem nieruchomości.

Najem zwykły czy okazjonalny?

W przypadku wynajmu mieszkania przez osobę fizyczną najczęściej wchodzą w grę dwa podstawowe warianty: najem zwykły oraz najem okazjonalny. Wybór pomiędzy nimi ma istotne znaczenie praktyczne, zwłaszcza z punktu widzenia możliwości wypowiedzenia umowy i późniejszego opróżnienia lokalu przez najemcę.

Najem zwykły jest konstrukcją prostszą formalnie, ale z perspektywy wynajmującego wiąże się z większymi ograniczeniami wynikającymi z ustawy o ochronie praw lokatorów. Ustawa ta w szerokim zakresie chroni najemcę, ograniczając swobodę właściciela w zakresie wypowiedzenia umowy, podwyższania czynszu czy przeprowadzenia eksmisji.

Najem okazjonalny wymaga spełnienia dodatkowych formalności, ale w zamian daje wynajmującemu znacznie większą ochronę, zwłaszcza w przypadku gdy najemca po zakończeniu umowy nie chce dobrowolnie opuścić lokalu.

Najważniejsze cechy najmu okazjonalnego.

Umowa najmu okazjonalnego może zostać zawarta wyłącznie na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat. Musi być zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Oznacza to, że strony powinny złożyć własnoręczne podpisy na dokumencie albo podpisać go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Warto podkreślić, że podpisanie umowy poprzez wymianę skanów nie spełnia wymogu formy pisemnej. Jeżeli jedna strona podpisze dokument, prześle jego skan drugiej stronie, a druga strona odeśle podpisany skan, nie dochodzi do skutecznego zachowania formy pisemnej wymaganej dla najmu okazjonalnego. Nie jest również wystarczający podpis zaufany, ponieważ nie jest on kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Największą zaletą najmu okazjonalnego jest możliwość skuteczniejszego zabezpieczenia wynajmującego na wypadek problemów z najemcą. W umowie można precyzyjnie określić zasady wypowiedzenia, w tym przewidzieć przypadki wypowiedzenia ze skutkiem natychmiastowym. Strony mogą także samodzielnie uregulować zasady podwyższania czynszu, co w przypadku najmu zwykłego podlega istotnym ograniczeniom ustawowym.
Do umowy najmu okazjonalnego należy dołączyć trzy podstawowe dokumenty.

Pierwszym z nich jest akt notarialny, w którym najemca poddaje się egzekucji co do obowiązku opróżnienia i wydania lokalu. W praktyce oznacza to, że jeżeli po zakończeniu umowy najemca nie opuści mieszkania dobrowolnie, właściciel nie musi prowadzić pełnego procesu sądowego o eksmisję. Po przeprowadzeniu wymaganej procedury może wystąpić do sądu o nadanie aktowi notarialnemu klauzuli wykonalności, a następnie skierować sprawę bezpośrednio do komornika.

Drugim dokumentem jest oświadczenie najemcy wskazujące inny lokal do którego będzie mógł się wyprowadzić w przypadku wykonania egzekucji.
Trzecim dokumentem jest oświadczenie właściciela tego lokalu albo osoby posiadającej do niego tytuł prawny, że wyraża zgodę na przyjęcie najemcy w razie konieczności opuszczenia przez niego wynajmowanego mieszkania.

W praktyce najlepiej zadbać o przygotowanie tych dokumentów już na etapie podpisywania umowy. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której najemca deklaruje dostarczenie dokumentów później, ale ostatecznie tego nie robi. W takim przypadku umowa nie będzie spełniała wymogów najmu okazjonalnego i będzie traktowana jak najem zwykły.

Samo podpisanie umowy i zgromadzenie wymaganych załączników nie wystarcza. Warunkiem skutecznego skorzystania z ochrony przewidzianej dla najmu okazjonalnego jest zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego.

Właściciel ma obowiązek zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na swoje miejsce zamieszkania w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Brak zgłoszenia albo dokonanie zgłoszenia po terminie powoduje, że umowa – mimo spełnienia pozostałych wymogów – w praktyce będzie traktowana jak najem zwykły.

Co do zasady termin ten liczy się od dnia rozpoczęcia najmu, a więc najczęściej od dnia wskazanego w umowie jako dzień wydania lokalu lub początek obowiązywania stosunku najmu.

Procedura eksmisji.

Jeżeli najemca po zakończeniu umowy najmu okazjonalnego nie opuści lokalu dobrowolnie, wynajmujący powinien doręczyć mu żądanie opróżnienia, opuszczenia i wydania lokalu. Żądanie to musi zostać sporządzone na piśmie i opatrzone urzędowo poświadczonym podpisem właściciela lokalu.
W treści żądania należy wskazać właściciela i najemcę, umowę najmu okazjonalnego, przyczynę ustania stosunku najmu oraz termin, w którym najemca i osoby z nim zamieszkujące mają opróżnić lokal. Termin ten nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia żądania.

Jeżeli najemca nadal nie opuści lokalu, wynajmujący może wystąpić do sądu z wnioskiem o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, w którym najemca poddał się egzekucji. Do wniosku należy dołączyć żądanie opróżnienia lokalu wraz z dowodem doręczenia albo wysłania go przesyłką poleconą, dokument potwierdzający tytuł prawny właściciela do lokalu oraz potwierdzenie zgłoszenia najmu do urzędu skarbowego.

Po uzyskaniu klauzuli wykonalności właściciel może skierować sprawę do komornika w celu przeprowadzenia egzekucji i opróżnienia lokalu.

Najem zwykły.

W przypadku najmu zwykłego wynajmujący musi liczyć się z daleko idącymi ograniczeniami wynikającymi z ustawy o ochronie praw lokatorów.
Dotyczy to przede wszystkim wypowiedzenia umowy. Właściciel nie może wypowiedzieć najmu w dowolnym momencie i z dowolnej przyczyny. Wypowiedzenie może nastąpić wyłącznie w przypadkach przewidzianych w ustawie, powinno być dokonane na piśmie i musi wskazywać przyczynę wypowiedzenia. Brak zachowania tych wymogów może skutkować nieważnością wypowiedzenia.

Przykładowo właściciel może wypowiedzieć umowę, jeżeli najemca mimo pisemnego upomnienia nadal używa lokalu sprzecznie z umową, niszczy lokal, rażąco lub uporczywie narusza porządek domowy, zalega z czynszem lub innymi opłatami co najmniej za trzy pełne okresy płatności, pomimo wcześniejszego pisemnego uprzedzenia i wyznaczenia dodatkowego miesięcznego terminu do zapłaty, albo podnajął lokal bez wymaganej zgody właściciela.

Ograniczenia dotyczą również podwyższania czynszu. Właściciel nie może zmienić jego wysokości. Co do zasady musi wypowiedzieć dotychczasową wysokość czynszu w formie pisemnej, z zachowaniem ustawowego terminu, a sama podwyżka musi odpowiadać zasadom określonym w ustawie.

Największym ryzykiem dla wynajmującego w przypadku najmu zwykłego jest procedura eksmisyjna. Jeżeli najemca po zakończeniu umowy nie chce opuścić mieszkania, właściciel musi najpierw wytoczyć powództwo o eksmisję. Postępowanie sądowe może obejmować rozprawy, przesłuchania stron, postępowanie dowodowe, a po wydaniu wyroku także ewentualną apelację. Dopiero po uzyskaniu prawomocnego wyroku możliwe jest skierowanie sprawy do komornika. Dodatkowo sąd w wyroku eksmisyjnym orzeka, czy najemcy przysługuje prawo do lokalu socjalnego. Jeżeli takie uprawnienie zostanie przyznane, wykonanie eksmisji zostaje wstrzymane do czasu zapewnienia lokalu socjalnego przez gminę. W praktyce może to trwać wiele lat.

W przypadku najmu okazjonalnego problem ten jest znacząco ograniczony, ponieważ najemca już na etapie zawierania umowy wskazuje lokal, do którego może się wyprowadzić, oraz składa u notariusza oświadczenie o poddaniu się egzekucji.

Niezależnie od tego, czy strony decydują się na najem zwykły czy okazjonalny umowa powinna precyzyjnie regulować prawa i obowiązki stron. Szczególne znaczenie mają postanowienia dotyczące napraw, konserwacji, odpowiedzialności za wyposażenie lokalu, zasad korzystania ze sprzętów RTV i AGD, rozliczania mediów, obowiązków związanych z utrzymaniem lokalu oraz zakazów obowiązujących najemcę. Ustawa o ochronie praw lokatorów zawiera ogólne regulacje dotyczące obowiązków wynajmującego i najemcy, ale w praktyce przepisy te często okazują się niewystarczające. Spory pojawiają się zwłaszcza wtedy, gdy strony nie ustaliły, kto odpowiada za awarię sprzętu, kto ponosi koszt drobnych napraw, kto odpowiada za uszkodzenia wyposażenia albo w jakim stanie lokal powinien zostać zwrócony po zakończeniu najmu.

W umowie warto więc wskazać m.in. jakie elementy wyposażenia pozostają w mieszkaniu, za które naprawy odpowiada najemca, jakie zmiany w lokalu są zakazane bez zgody właściciela, czy najemca może trzymać zwierzęta, czy może podnajmować lokal, czy może prowadzić w nim działalność gospodarczą oraz jakie są konsekwencje naruszenia tych obowiązków.

Dobrym rozwiązaniem jest również sporządzenie szczegółowego protokołu zdawczo-odbiorczego wraz z dokumentacją fotograficzną. Protokół powinien opisywać stan techniczny lokalu, stan liczników, wykaz mebli, sprzętów i innych elementów wyposażenia.

Warto pamiętać, że nawet najlepiej przygotowana umowa nie zastąpi podstawowej weryfikacji najemcy. Przed podpisaniem dokumentu warto zapytać potencjalnego najemcę o źródło dochodów, miejsce pracy, wcześniejsze miejsce zamieszkania oraz powód zmiany lokalu.